Escrevi esse texto lá no Blog do Roads.

Todo mundo sabe que ter os objetivos bem definidos e alinhados é essencial para o crescimento contínuo da sua empresa. Isso quer dizer que ter um conhecimento claro da metodologia de OKR em toda a empresa é essencial para o seu funcionamento. Para exemplificar isso, o “Pai do OKR”, John Doerr diz que essa metodologia vai muito além do famoso “você deve fazer isso”. Então, como um alinhamento empresarial pode otimizar os resultados e aumentar a produtividade da sua empresa?

O grande propósito por trás deste alinhamento de OKRs é unificar sua empresa em todos os níveis hierárquicos (estratégico, tático e operacional). Ter um objetivo é importante para todos colaboradores entenderem claramente para onde a empresa está caminhando e como o trabalho diário de cada um pode contribuir para as grandes metas da empresa. O texto a seguir vai explorar como um alinhamento bem feito impacta positivamente nas rotinas de cada nível hierárquico. 

E para isso, vamos tratar de um trio de metodologias que, juntas, são o processo que está transformando o dia a dia das startups e também de empresas tradicionais, focando em resultados e gerando engajamento e alinhamento entre estratégia e execução! OKR, Milestone e Scrum!

Alinhamento no nível OKR

OKR é uma metodologia de gestão criada pela Intel que define e comunica metas e resultados dentro da sua empresa. A função deste método é definir a estratégia gerar alinhamento entre toda a empresa, desde o nível estratégico e operacional. A sigla OKR significa Objectives and Key Results ou Objetivos e Resultados Chaves.

Em resumo, a metodologia consiste em definir os objetivos que a empresa quer alcançar em determinado período (por exemplo: “encantar as pessoas pela forma como minha empresa trabalha”). Logo em seguida, criar os resultados chave – que devem ser métricas e não tarefas – para que esses objetivos sejam alcançados (por exemplo: “alcançar três mil visualizações em nosso site”).

Usar OKR significa que toda a empresa terá acesso aos objetivos e aos resultados chaves. Nesse período pré definido, todos da empresa estarão focados em realizar atividades que visam atingir os resultados chave.

Estou te dizendo que a sua empresa inteira deve adotar OKR ao mesmo tempo? Manter os OKRs alinhados e conectados já no primeiro ciclo?

Nem pense nisso! Segundo Ben Lamorte (coach e especialista em OKR) e Christina Wodtke (coach e especialista em design thinking) o ideal é começar com um único OKR. Inicie a implementação no seu time de trabalho. Não queira levar para todos os setores da empresa.

É importante lembrar que fazer a empresa toda utilizar essa metodologia, significa mudar a cultura da empresa (e por isso indicamos utilizar junto ao OKR as outras metodologias que vamos explicar em seguida).

Teste este framework no seu time e nos times que interagem muito com o seu. Criem o primeiro ciclo. Indicamos que seja um ciclo de 3 meses, onde vocês vão definir quais objetivos os times querem alcançar ao final do trimestre (exemplo: “entregar uma experiência incrível de atendimento do cliente”) e quais os resultados chave para atingir estes objetivos. É recomendado que sejam definidos de 2 a 5 resultados chave para cada objetivo.

Com as OKRs definidas, hora de colocar em prática as ações. E para isso, usaremos Milestone e Scrum para auxiliar na execução e gerenciamento das tarefas! É importante lembrar a necessidade de uma vez por mês acontecer reuniões de OKR, onde o time vai analisar o andamento das atividades, se os KRs vão ser atingidos, quais as principais dificuldades, pontos de atenção, onde o time teve mais facilidade…

Se quiser entender mais sobre como implementar OKR no seu time, baixe o Playbook – Como implementar OKR em sua empresa.

Alinhamento no nível Milestone

Depois de definir as OKRs chega a hora de criar as Milestones. Milestones são as tarefas que a equipe deve realizar para atingir um resultado chave. Se seu resultado chave é “alcançar três mil visualizações em nosso site”, uma Milestone para esse KR pode ser “criar um blog atrativo”. Ou seja, essa Milestone será uma tarefa que, junto com outras tarefas, te ajudará a atingir o resultado chave, que te levará a atingir o objetivo determinado para o ano.

Todo o time é responsável por criar milestones, todas as ideias, sugestões, aprimoramentos e, inclusive, ideias sem noção, devem ser anotadas. Com o suporte da próxima metodologia que falaremos a seguir, você e seu time votarão quais as tarefas que serão trabalhadas nos próximos dias.

Um ponto importa sobre as milestones é que elas não são tarefas únicas e isoladas. Na maioria das vezes, é necessário criar algumas subtarefas ou outra tarefas que auxilia a execução da primeira. Quanto mais detalhadas e específicas o time conseguir criar as milestones, melhor será a execução e maior será o alinhamento entre os envolvidos.

Quer saber mais sobre como construir boas Milestones? Escrevemos esse texto para te ajudar

Alinhamento no nível Scrum

O terceiro método que usamos combinado com OKR e Milestone é o Scrum! Esta metodologia foi criado pelo Jeff Sutherland e Ken Schwaber, e conecta conceitos de Lean com Desenvolvimento Iterativo. O Scrum tem duas figuras muito bem definidas:

1. Product Owner (PO)
2. Scrum Master

O PO é o responsável pelas tarefas a serem realizadas, levando em conta, sempre, o que o seu cliente deseja. Já o Scrum Master é o responsável por garantir que a metodologia seja aplicada no seu time com as melhores práticas de Scrum.

Para implementar o Scrum no seu time você precisa destas duas figuras. Além disso, é necessários também criar um backlog e definir as prioridades das tarefas apresentadas. E é nesse ponto que conectamos o Scrum com as outras metodologias apresentadas.

Já temos os Objetivos do time definido, temos os Resultados Chave que nos ajudarão a mensurar se estamos atingindo os objetivos, criamos as Milestones para descrever as tarefas que vamos realizar a fim de atingir as metas definidas pelas KRs, e agora precisamos de criar uma rotina para realizá-las. O backlog é onde todas as tarefas do próximo Sprint (um evento de duração pré determinada e imutável, comumente é usado entre 1 e 4 semanas cada Sprint) serão colocadas pelo PO, que também deve priorizá-las de acordo com suas percepções das necessidades dos clientes.

Após este processo, a metodologia Scrum surge com seu principal diferencial: estimar o tamanho das tarefas. Esta etapa é onde TODOS do time tem mesmo poder e voz e devem votar de acordo com sua percepção sobre a dificuldade de realizar tal tarefa.

Com as tarefas votadas é a hora de iniciar o Sprint! Suponhamos que o Sprint tenha duração de 15 dias. A cada 15 dias o time se reunirá para estimar o tamanho das tarefas (que já foram pré determinadas pelo PO) e realizar o ciclo para executá-las. No Scrum, também existe o Daily Scrum, que são reuniões diárias de quinze minutos, onde cada membro do time deve dizer o que fez no dia anterior, o que fará no dia atual e o que está impedindo de realizar as tarefas. Ciclo fechado, espera-se que 100% das tarefas sejam executadas!

Escrevemos um playbook que te ensina Como Implementar a Metodologia Scrum em sua Empresa.

Exemplo prático de alinhamento de estratégia + execução

Na imagem a seguir vemos que uma tarefa (Sprint) está relacionada a uma milestone que está relacionada a uma OKR. Dessa maneira garantimos que o colaborador no nível operacional compreende que a sua entrega está relacionada ao objetivo da empresa naquele trimestre.

Estruturas básicas de alinhamento

O alinhamento na sua empresa pode acontecer em duas maneiras, com duas direções diferentes: de cima para baixo (top-down) e de baixo para cima (bottom-up). Top-down é quando os objetivos são criados pelos líderes da alta gerência (na maioria dos casos, diretores). No outro sentido, bottom-up é quando os liderados sugerem suas próprias tarefas que poderão impactar nos objetivos da empresa naquele trimestre. 

Beleza, mas como eu aplico isso?

Primeiramente, como já dissemos anteriormente, os C-levels da empresa definem os objetivos da empresa (OKRs) para o próximo trimestre. Diante disso, os gerentes são devem ser questionados sobre como os seus projetos (Milestones) podem contribuir nos objetivos da empresa. Então, esses mesmos gerentes convidam os seus liderados para discutirem e sugerirem tarefas que podem auxiliar na entrega desses projetos.

Com isso, você consegue alinhar os objetivos da empresa em todos os níveis hierárquicos e inclui todas as pessoas na metodologia.